Análisis de partes interesadas para proyectos UX

¿Alguna vez ha tenido que cerrar su proyecto o bloquear sus esfuerzos de diseño de UX? Esta situación desagradable se puede evitar. Gran parte de la experiencia de usuario implica trabajar con y con las partes interesadas. ¡Particularmente en organizaciones con baja madurez de UX, los profesionales de UX deben educar constantemente a las partes interesadas sobre su trabajo, por qué es importante y por qué se les debe permitir continuarlo! Si bien ya hemos escrito que es una buena idea colaborar con las partes interesadas e invitarlas a supervisar la investigación, el análisis de las partes interesadas ofrece un enfoque estructurado para la gestión de las partes interesadas.

El análisis de las partes interesadas es especialmente útil para los profesionales de UX que trabajan en nuevos proyectos con nuevas partes interesadas, o para los equipos de UX que buscan aumentar la madurez de la UX de su organización aumentando el conocimiento (y adoptando) formas de trabajo centradas en el usuario.

¿Quién es el interesado?

Una parte interesada es cualquier persona que esté interesada en su proyecto o con quien necesite trabajar de alguna manera para completar el proyecto. Su CEO, director de marketing, gerente de cuentas o incluso su gerente pueden ser las partes interesadas. Las partes interesadas pueden ser internas o externas a la organización. Si no está seguro de quiénes son sus partes interesadas, comience por preguntarse quién está interesado en su proyecto y quién tiene poder, influencia o control sobre él. Estas preguntas deberían conducir a una larga lista de partes interesadas.

Analisis de los interesados

El análisis de las partes interesadas implica evaluar el potencial de cada una de las partes interesadas para influir negativamente en su proyecto. así como ¡afirmativamente! Algunas de sus partes interesadas tendrán más influencia que otras, y es necesario aplicar diferentes estrategias de gestión de partes interesadas a estas partes interesadas influyentes en comparación con las que tienen poca influencia.

El mapeo de partes interesadas se utiliza para realizar análisis de partes interesadas.… Hay muchas formas de mapear a las partes interesadas; Uno de los métodos de visualización más populares es la matriz de porcentaje de potencia (a menudo llamada Matriz de Mendelov como la primera versión atribuida al investigador Aubrey Mendel).

Al trazar sus partes interesadas en la Matriz de intereses de poder, se obtienen 4 categorías de partes interesadas y estrategias de gobierno asociadas.

Manejar con cuidado: Las partes interesadas en el cuadrante superior derecho son las más importantes; son partes interesadas clave que tienen un interés directo en su proyecto y tienen un gran impacto en el resultado. Por ejemplo, pueden tomar decisiones sobre la asignación de recursos. O su CEO está interesado en un rediseño y le gustaría compartir sus ideas. Estos interesados ​​necesitan una gestión cuidadosa; sin él, pueden detener, interferir o bloquear su proyecto de forma intencionada o no. Si se gestiona correctamente, estas partes interesadas pueden convertirse en promotores de su proyecto, haciendo que el éxito sea un resultado probable.

Manténgase satisfecho: Las partes interesadas en el cuadrante superior izquierdo se denominan oculto; actualmente no están interesados ​​en su proyecto, pero pueden influir mucho en su proyecto. Es importante que estos interesados ​​estén contentos. Si descubren que su trabajo afecta al suyo, pueden intervenir. Puede consultar con ellos para asegurarse de que se satisfagan sus intereses.

Estar al día: Se debe informar a las partes interesadas que estén interesadas en su proyecto pero que tengan poco poder sobre él. Deben ser invitados a la investigación, copiados en correos electrónicos de informes e invitados a desarrollar comentarios críticos.

Monitor: No vale la pena dedicar mucho tiempo a la contratación o la gestión de las partes interesadas que se encuentran en el cuadrante inferior izquierdo porque tienen poco o ningún interés en su trabajo. Sin embargo, las circunstancias pueden cambiar y pueden trasladarse a uno de los otros sectores, por lo que debe vigilarlos con regularidad.

El poder y el interés de las partes interesadas en su proyecto pueden cambiar a lo largo del proyecto. Un cambio de liderazgo puede llevar a cambios dramáticos en la perspectiva y el interés en las iniciativas de UX, lo que obliga a las partes interesadas a moverse de un lado de la red al otro. Por eso, El mapeo de las partes interesadas no es una actividad única; Consulte con frecuencia los mapas de partes interesadas y actualice sus estrategias en consecuencia.

Tenga en cuenta que las estrategias de gestión de las partes interesadas enumeradas en la tabla no son específicas. La mejor estrategia dependerá de las partes interesadas y de la cultura corporativa de su organización. Por eso es tan importante realizar entrevistas con las partes interesadas para averiguar qué estrategias de comunicación y participación serán más efectivas. Comprender lo que entusiasma e interesa a sus partes interesadas le ayudará a comunicarse mejor con ellos. Además, las entrevistas con las partes interesadas pueden revelar el grado de conocimiento de UX. Si la parte interesada sabe poco o poco sobre UX (y también tiene mucho potencial o mucho interés), es posible que necesite tiempo adicional para introducir conceptos básicos de UX o explicar el ROI de trabajar con UX.

Falta un componente en la matriz de autorización e interés: actitud… Es importante comprender este aspecto para que pueda priorizar su tiempo y energía. Predicar al coro no garantiza el éxito a largo plazo; Sin embargo, transformar a un escéptico de UX con gran poder puede ayudarlo a tener éxito y obtener apoyo adicional. Si no está seguro de cómo se relaciona la parte interesada con su trabajo o proyecto, es posible que se requiera una entrevista con la parte interesada. Puede representar las actitudes de sus partes interesadas como simplemente positivas, negativas o neutrales, o designar a cada parte interesada como “partidario”, “partidario”, “crítico”, etc.

Para capturar la actitud, puede poner “+” o “-” para cada actor en la matriz para indicar si su actitud hacia su proyecto es positiva o negativa. Si tiene partes interesadas clave que son negativas, es allí donde debería gastar la mayor cantidad de energía de transformación.

Alternativamente, use una hoja de cálculo para enumerar la fuerza y ​​el interés junto con la actitud. Puede crear una columna para la relación actual y deseada para resaltar las brechas y oportunidades para mejorar las relaciones con las partes interesadas. (Tenga en cuenta que no todos necesitan convertirse en promotores de su proyecto; algunas personas con poco poder e interés pueden ser neutrales).

Una vez que haya completado su análisis de las partes interesadas, el siguiente paso es formar un plan de comunicación (o gobernanza). Este plan detalla qué estrategia utilizará con cada parte interesada; por ejemplo, ¿tendrá reuniones individuales cada semana o simplemente les enviará breves correos electrónicos cada dos semanas? La creación de un plan de comunicación asegura que sus estrategias no se olviden y se puedan rastrear. Puedes evaluar si tu estrategia es efectiva y mejorarla en el futuro.

Resumen

La gestión de las partes interesadas comienza con un análisis de las partes interesadas: una consideración cuidadosa de quiénes son sus partes interesadas y cómo afectan su proyecto. Mapee sus partes interesadas para comprender qué poderes, intereses y relaciones tienen sus partes interesadas en su trabajo. Utilice estos mapas de partes interesadas para implementar estrategias de gestión de partes interesadas adecuadas para centrar sus esfuerzos en mejorar el rendimiento de UX. Usted puede descargar una herramienta de mapeo de partes interesadas de muestra a continuación para comenzar con el análisis de las partes interesadas.

referencia

Mendelow, AL, 1991. Mapeo de partes interesadas. Materiales del II Congreso Internacional de Sistemas de Información., Cambridge, Massachusetts (citado en Scholes, 1998).

Recursos

Plantilla de mapeo de partes interesadas (Hojas de cálculo de Google)

Plantilla de mapeo de partes interesadas (.xlsx)