Definición de las reglas de su diseño y sistemas de contenido | Michael Haggerty-Villa | Febrero 2021

Involucrar a diseñadores y especialistas en contenido con su sistema de diseño es la clave de su éxito. Aquí hay un marco para ayudarlo a involucrar a su comunidad de diseño desde el principio mientras usted y su equipo definen el sistema y sus estándares.

Nuestro objetivo: construir un sistema de diseño de tal manera queUdsr, los apoya con consejos y los ayuda a ellos y a su empresa a tener éxito. Y por éxito, me refiero a aprovechar la eficiencia y la coherencia de los sistemas de diseño, como se ha descrito en muchos otros artículos de Medium (como estos). Y algunos libros. Todo está bien.

He compartido este enfoque para el establecimiento de estándares en algunas conferencias y se me ocurrió que necesitaba compartir el marco de manera más amplia y proporcionar más detalles sobre cómo funciona. Y si desea dejar un comentario, le doy la bienvenida. Siempre estamos aprendiendo en la tierra de los sistemas.

Pero primero una advertencia: si solo desea establecer reglas para su diseño y organización de contenido para que la gente lo siga, no lea este artículo. Si desea crear un sistema que pueda incluir y hacer crecer su comunidad y ayudar a las personas a ser más eficaces y colaborar, comencemos.

Nuestro objetivo es establecer estándares que ayuden a las personas a realizar su trabajo. Nick Babich, editor en jefe de UX Planet, escribió hace algún tiempo que “un sistema de diseño debe basarse en la necesidad de aumentar la eficiencia a escala. Y eso solo sucede cuando el equipo tiene problemas reales ”(“ Cómo hacer que su sistema de diseño lo ayude a lograr el propósito de su producto ”en Smashing Magazine). Una vez que su equipo de diseño o desarrollo comience a toparse con ciertos elementos de la interfaz de usuario, es hora de convertir esos defectos en componentes.

Del mismo modo, para su equipo de estrategia o diseño de contenido, los estándares ayudan a los creadores de contenido a moverse más rápido y escribir de manera coherente (consulte “Contenido coherente: por qué es importante y cómo mantener los estándares de calidad” en el blog GatherContent). Estos estándares pueden ser pautas de estilo editorial, marcos de voz y tono, listas de palabras y tal vez incluso cosas bastante aburridas como la taxonomía.

Una vez que entendemos que nuestros equipos necesitan estándares, estamos listos para pasar a los casos de uso. Los desarrolladores pueden necesitar un componente de diálogo modal o un tutorial sobre cómo crear mensajes de error. Salimos y aprendemos todas las formas en que usamos o podríamos querer usar modales o errores. Aquí es donde la interacción y el inventario de contenido y la auditoría resultan útiles. (Anna Keighley escribió recientemente un artículo práctico sobre inventario de contenido y auditoría para Nielsen Norman Group, y Paula L. Land escribió un libro sobre el tema). Para asegurarnos de que nuestro estándar sea útil y cumpla con los requisitos de diseño, negocios y clientes, debemos tratar de comprender y diseñar tantas de estas aplicaciones específicas como sea posible.

Además de las auditorías, la comunicación es clave: déjele saber a su comunidad de diseño que está trabajando en ello. Invítelos a ayudar y comentar. Pueden ayudar a descubrir casos de uso que no conocía, especialmente si trabaja para una empresa grande o multimarca.

Para las empresas más grandes que incluyen más de una marca (como MasterCard, Conde Nast e Intuit), los casos de uso de auditoría pueden ser un desafío. En una organización, puede resultar difícil comprender cómo otros equipos de desarrollo y desarrollo están resolviendo problemas. Si está intentando crear un sistema para toda la empresa como el Spectrum de Adobe, es importante ampliar su análisis de casos de uso para incluir otros equipos y experiencia. Puede compartir su trabajo y, lo que es más importante, explorar nuevos enfoques, nuevas soluciones.

Empezamos mirando hacia adentro. Ahora vamos a salir de la organización e investigar más. Vea cómo otros productos y empresas se acercan a lo que está trabajando. Encuentre ejemplos de nuevas y mejores prácticas. Obtenga información e ideas de la comunidad de diseño en general. Y no olvide recursos como Recursos de la guía de estilo del sitio web, Repositorio de sistemas de diseño y Sistemas de diseño para Figma. Content Design London modela este enfoque exploratorio de los estándares con su Guía de legibilidad basada en evidencia.

Si puede, haga algunas pruebas para ver cómo podrían responder sus clientes a una decisión en particular. Dado que está trabajando con un sistema interno, el objeto de prueba personalizado probablemente esté en un solo gabinete o Zoom.

Basándose en lo que ha aprendido, redacte un primer borrador de una norma nueva o revisada. Probablemente no tenga todas las respuestas en este momento (¿alguna vez las tenemos?), Pero está listo para publicar un borrador para que sus compañeros diseñadores reaccionen y perfeccionen. Comparta un borrador de su hipótesis donde los diseñadores puedan responder, comentar y revisar con usted. Figma, documentos de Google, Dropbox Paper, presentaciones, lo que se adapte a su equipo.

Limite el tiempo para recibir comentarios (por ejemplo, “¡Necesitamos su ayuda! Envíenos sus comentarios o correcciones antes del 1 de junio”). Dependiendo de la complejidad del caso y la cantidad de personas con las que necesite contactar, aproximadamente una semana parece efectiva. Si las personas tienen demasiado tiempo, no responderán y pueden olvidar. También puede sugerir el tipo de comentarios que desea (por ejemplo, “No estamos seguros de si esta es la mejor solución para dispositivos móviles nativos. ¿Alguna sugerencia?”)

Y, por supuesto, cualquier comentario es bienvenido. Hágale saber a todos y empuje suavemente a las personas para que se involucren cuando lo necesite. Encuentro que los mensajes amistosos y los incentivos inocentes (sobornos) realmente funcionan bien para fomentar la participación. Cuando regresemos a la oficina, debo mucho café y donas.

Al final del período de revisión, es hora de que usted y su equipo respondan a los comentarios y correcciones. (De hecho, puede ignorar las respuestas que lleguen antes de la fecha límite; tiene mucho trabajo por hacer). Ahora es el momento de las decisiones y revisiones, que por supuesto podrían revertirse con futuros descubrimientos.

Agradezca a su comunidad por los comentarios y hágales saber que está trabajando en ello. Incluso puede advertirles que tendrán otra oportunidad de trabajar en la próxima iteración.

Sí, repetimos. Podemos pasar por un par de rondas de arreglos. Si tiene tiempo para volver a realizar la prueba, hágalo. De hecho, puede repetir algunos de estos pasos. Es bueno; esto te da otra oportunidad de compartir con tu comunidad y llevarlos contigo en tu viaje.

En algún momento, dictado por las necesidades comerciales, los recursos, las hojas de ruta, los desarrolladores o una serie de otras cosas, debe decir que está hecho. Si tiene consejos sobre un sistema de diseño o, para un sistema de contenido, consejos sobre estilo, editorial o estrategia de contenido, puede darles la última palabra al respecto. Realmente no busca aprobación a menos que su cultura laboral sea jerárquica y de arriba hacia abajo. Solo necesitas un asentimiento amistoso para continuar.

Los miembros de la comunidad más comprometidos (puede llamarlos defensores del sistema de diseño) aún pueden ayudar a refinar el estándar. Pueden depurar el trabajo y ayudar a difundir el mensaje entre otros miembros de la comunidad de diseño.

Sabemos que algunas decisiones de diseño pueden ser controvertidas. Prepárese para esto designando un grupo más pequeño de tomadores de decisiones o una Corte Suprema de estilo, si lo desea. Elija un grupo impar de personas para hacer esto con usted, de modo que no tenga demasiadas discusiones improductivas que terminen en empate. En mi empresa actual, creé esa estructura, pero nunca tuve que cambiarme a Supremes. El intercambio, la retroalimentación y la iteración siempre han resuelto problemas. La colaboración puede hacer esto.

¡Hecho! Algo así como. Colóquelo donde comparte sus estándares de diseño: sitio web, Wiki, Storybook, documentos compartidos.

Informe a todos de inmediato sobre el nuevo estándar, dónde está y por qué es importante. Ejemplo: “Nuestra nueva plantilla de información sobre herramientas está ahora en el sitio del sistema de diseño. Use esto si desea agregar nuevas funciones al producto o señalar algunos detalles que los clientes pueden haber pasado por alto. A continuación se muestran algunos buenos ejemplos. … “

La parte más importante de esta comunicación: gratitud. Agradezca a la comunidad por contribuir a este nuevo estándar útil; ayudan a mejorar el sistema.

Probablemente hayas notado que hay algo constante a lo largo de este proceso: la comunicación. Es una bala mágica, polvo mágico, poder. Esto es lo que hace que el sistema basado en la comunidad funcione.

Ahora volvamos a esa “Vista” de la sección anterior. Acaba de publicar lo que llamó final, y luego recibe un mensaje de Slack de un socio que escribe: “Simplemente lea este nuevo. Me pregunto qué. … “Oh, oh. Se perdió un caso de uso, o una pieza, o las especificaciones no se ajustan a la documentación, o la marca tiene una nueva dirección, o … Respira. Esto sucede, especialmente en las grandes empresas. La retroalimentación siempre es un regalo, y puede repetir un montón de estas tareas de diseño para integrar nuevos descubrimientos y fortalecer su estándar.

Los sistemas siempre son un desastre. Es por eso que tenemos un paso casi secreto: repetir todos y cada uno de estos pasos según sea necesario.

Esto es más un principio que un desafío real y, al igual que la comunicación, se aplica a todos los demás pasos. Sea un oyente generoso y paciente con su comunidad de diseño. Vea cómo las personas se revelan a sí mismas, su trabajo y lo que les importa. Y siempre agradezco sus contribuciones únicas, increíbles e invaluables.

Este es un enfoque extremadamente democrático para el establecimiento de estándares. Este enfoque permite que su comunidad de diseño contribuya al sistema, su sistema, de una manera que funcione de acuerdo con sus prioridades, horarios, habilidades y estilo. Todas las voces son bienvenidas. Estos pasos ayudan a que todas las voces diferentes canten.