ResearchOps y DesignOps surgieron como nuevas áreas de UX enfocadas en mejorar la productividad y la eficiencia de la investigación y, por extensión, los procesos de diseño. Este artículo analiza formas de mejorar la eficiencia de las operaciones de investigación al encontrar formas de automatizar y optimizar las tareas repetitivas que subyacen a nuestro trabajo.
Contenido del Articulo
Desventajas de la investigación de usuarios
Realizar investigaciones de usuarios es fundamental para cualquier práctica de UX. Sin embargo, la investigación de usuarios requiere mucho tiempo y recursos. El desarrollo ágil de productos es acelerado, y la aplicación adecuada de UX a lo largo del ciclo de vida requiere muchos tipos diferentes de investigación de usuarios, que van desde el descubrimiento y la investigación etnográfica hasta las pruebas de usabilidad. Llevar a cabo una investigación cualitativa de UX incurre en costos administrativos como:
- Reclutamiento y planificación
- Investigación y gestión de participantes
- Preparación de datos
Los investigadores de UX encuentran formas de mejorar la eficiencia
Los investigadores emprendedores han encontrado formas de optimizar los flujos de trabajo y automatizar las actividades administrativas y repetitivas asociadas con la realización de investigaciones. Hablamos con algunos de estos investigadores y destacamos algunos consejos y trucos de ellos, con la esperanza de inspirarlo a buscar oportunidades de automatización similares en sus flujos de trabajo.
Use webhooks y scripts para automatizar el reclutamiento y la programación
Puede automatizar uno o más pasos en el proceso de completar los intervalos de tiempo para su estudio mediante la creación de guiones que envíen correos electrónicos a los posibles candidatos pidiéndoles que completen una evaluación en línea; otros scripts pueden notificarle cada vez que alguien cumpla con éxito sus criterios de selección, o incluso asignar automáticamente un candidato dentro de un intervalo de tiempo disponible.
Mika Brown y Bronwyn Larsen, investigadores de UX en Zapier, un producto de software que ayuda a los usuarios a crear webhooks para conectar múltiples aplicaciones web mediante scripts y llamadas de la interfaz de programación de aplicaciones (API), compartieron cómo usan su propio producto para automatizar el reclutamiento de participantes del estudio. . y planificación.
Los investigadores de Zapier utilizan una hoja de cálculo temporal de Google que contiene la información de contacto de los posibles participantes en la investigación. (Por razones de privacidad, esta tabla se elimina una vez que se completa el reclutamiento). Una columna en esta tabla indica si un participante determinado sería un candidato adecuado para un estudio en particular. Cuando los investigadores están listos para comenzar a escribir, comienzan el proceso escribiendo una palabra clave (como “RECALL”) en otra columna de la hoja de cálculo. La aplicación Zapier detecta un disparador y ejecuta una serie de acciones automáticas en el siguiente orden:
- Zapier envía un correo electrónico personalizado a todos los participantes enumerados en la hoja de cálculo como candidatos para este estudio, invitándolos a completar un formulario de revisión basado en la web alojado en Typeform, una plataforma de llenado de formularios.
- Typeform notifica a la aplicación Zapier cada vez que un nuevo miembro califica para un estudio.
- Zapier envía un correo electrónico a un participante calificado invitándolo a programar una sesión de estudio usando Calendly, una herramienta de programación basada en la web.
Al configurar estas automatizaciones, los investigadores pueden programar sesiones de estudio sin el costo del correo electrónico, coordinar con participantes potenciales y realizar un seguimiento del progreso del reclutamiento.
Sin embargo, este proceso no es fiable. Los investigadores han aprendido a trabajar con varios lotes más pequeños en lugar de uno grande. Este enfoque les da tiempo para evaluar la composición de los participantes que se planificaron de acuerdo con su perfil de reclutamiento y hacer los ajustes correspondientes.
Automatización de invitaciones y recordatorios de membresía
Otra tarea que se puede programar es enviar correos electrónicos de confirmación y recordatorio a todas las partes involucradas en una sesión de estudio en particular, desde participantes hasta observadores.
En Zapier, cuando un miembro reclutado se registra para una sesión de estudio a través de la aplicación Calendly, también se activan las siguientes tareas de preparación de la investigación:
- Los participantes reciben un correo electrónico de confirmación.
- Una publicación de Slack anuncia los horarios de las sesiones (incluidas las zonas horarias individuales) en el canal exploratorio interno de Slack. Los lectores pueden expresar su interés respondiendo con un emoji de marca de verificación; Luego, Zapier envía a los encuestados interesados una invitación con los detalles de la sesión (como un enlace a una reunión).
- Zapier envía un correo electrónico de recordatorio al participante de la investigación exactamente un día antes de la sesión de investigación; El correo electrónico también le pide al participante que complete un formulario de consentimiento de investigación.
- Después de recibir el formulario de consentimiento, se envía otro correo electrónico con instrucciones sobre cómo unirse a la sesión.
Hacer un seguimiento de las entradas del diario
En los estudios diarios, los investigadores a menudo necesitan realizar un seguimiento de las entradas recibidas de cada participante para ver si alguien se está quedando atrás y recordarles que envíen una nueva entrada. Esta tarea también se puede automatizar.
Por ejemplo, nuestro colega Feifei Liu realizó recientemente un estudio de diario de 2 semanas en el que se pidió a los participantes que proporcionaran una cantidad mínima de informes antes de varios hitos en el curso del estudio; Para realizar un seguimiento de la cantidad de informes que envió cada miembro, creó un script de Zapier que actualizaba la Hoja de Google cada vez que un miembro le enviaba un nuevo informe por correo electrónico.
entrega promocional
Puede enviar automáticamente incentivos a aquellos participantes que completen el estudio.
Por ejemplo, cuando los participantes en un estudio de Zapier completan una encuesta de Qualtrics, el equipo les envía recompensas automáticamente a través de BHN Rewards, una plataforma de tarjetas de regalo electrónicas en línea.
Preparación de datos
Después de recopilar los datos en un estudio, a menudo se requiere cierto grado de preparación y limpieza de los datos para llevarlos a un formato listo para el análisis. Por ejemplo, los datos de las sesiones de investigación cuantitativa o los diarios en video se pueden cargar en el repositorio y transcribir.
En un estudio de diario reciente que hice, cada vez que los participantes completaban un cuestionario, sus datos se cargaban automáticamente en Dovetail, una herramienta de análisis de datos cualitativos. Esta automatización no solo me dio una vista en tiempo real del progreso de la investigación y el compromiso de cada participante, sino que también me permitió codificar y analizar las primeras respuestas de la encuesta tan pronto como se recibieron, sin perder tiempo ingresando datos manualmente. preparación.
Otras formas de automatizar
En los ejemplos presentados en este artículo, se utilizó Zapier como herramienta de automatización. Si bien Zapier está diseñado para facilitar este tipo de automatizaciones, no necesita acceder a esta herramienta en particular para optimizar sus flujos de trabajo. Hay otras formas de automatizar tareas.
Escriba sus propios webhooks
Puede escribir sus propios webhooks que permitan que diferentes servicios web se comuniquen entre sí. Los webhooks son funciones de devolución de llamada basadas en HTTP que proporcionan una comunicación ligera basada en eventos entre dos API. Zapier simplemente ayuda a los no codificadores a configurar webhooks a través de su GUI.
Por ejemplo, supongamos que desea crear una carpeta única en Google Drive para cada participante del estudio de usabilidad y un archivo de plantilla de toma de notas vacío en esa carpeta para cada observador programado en esas sesiones. Si este fuera un flujo de trabajo normal o un procedimiento de prueba definido por su programa ResearchOps, valdría la pena la inversión en desarrollar su propio conjunto de webhooks para automatizar esta configuración de archivos que requiere mucho tiempo para cada estudio. Cuando se agrega un nuevo participante de prueba a la hoja de cálculo de participantes, los webhooks pueden manejar la configuración de la carpeta para ese participante. Esta situación requeriría webhooks personalizados que entreguen comandos API a Google Drive, dirigiendo la aplicación para crear carpetas y copiar archivos de plantillas de notas. Los detalles de personalización del archivo también se pueden especificar en otras celdas de la hoja de cálculo.
Los guiones también se pueden escribir en Google Sheets y Google Docs. Por ejemplo, cuando un elemento de una lista de tareas pendientes se marca como completo, se puede generar un correo electrónico para que la siguiente persona en el flujo de trabajo complete su parte del proceso.
Cree una automatización para su máquina local
Los webhooks son inútiles para las tareas que se ejecutan en su dispositivo personal. Sin embargo, siempre puede escribir un pequeño programa o secuencia de comandos para combinar múltiples operaciones en una sola tarea y así automatizar tareas repetitivas o engorrosas.
Los guiones, sin embargo, no son para todos. (Después de todo, hay una razón por la cual las interfaces de línea de comandos no son populares hoy en día). Sin embargo, herramientas como Automator de Apple le permiten automatizar muchas de las cosas que normalmente haría en su computadora sin saber ningún lenguaje de programación o secuencias de comandos.
Por ejemplo, para preparar materiales para los participantes del curso que enseño en nuestras conferencias UX virtuales NN/g: Creé un flujo de trabajo de Automator que crea copias del libro maestro para todos los participantes de mi clase. Este tipo de preparación de archivos me tomaría al menos 30 minutos para hacerlo manualmente.
También puede crear secuencias de comandos para configurar correctamente el escritorio para una tarea compleja determinada, como abrir y alojar todas las aplicaciones que pueda necesitar para una prueba de usabilidad o para una sesión de capacitación compleja de Zoom. O, entre dos sesiones de prueba de usuario consecutivas, puede tener un script para guardar los datos de un participante, cerrar todas las ventanas, borrar todo el historial o las cookies y preparar un producto o prototipo para el siguiente participante.
Conclusión
Para identificar oportunidades en sus propios procesos de investigación, considere realizar un análisis de tareas y documentar su flujo de trabajo. Si desea crear una automatización reutilizable para un grupo de investigadores, aplique sus habilidades de investigación entrevistando a sus colegas y observando cómo realizan actividades de investigación. Busque actividades manuales y repetitivas, como la necesidad de mover datos de una herramienta a otra y la necesidad de rastrear y documentar manualmente el progreso de la investigación. Realice un seguimiento de estos flujos de trabajo comunes y tareas administrativas que requieren tiempo y recursos.
Priorice las automatizaciones que tendrán el mayor impacto y considere crear una biblioteca compartida de tales automatizaciones que los investigadores puedan buscar, copiar y personalizar para satisfacer sus necesidades.
Para obtener más información sobre operaciones de investigación, consulte nuestro tutorial de operaciones de investigación.
Llame para obtener ejemplos
Gracias a los investigadores que compartieron sus flujos de trabajo y automatización conmigo para este artículo. Nos encantaría saber qué otras herramientas de eficiencia y automatización ha creado nuestra audiencia tanto para la investigación como para el diseño. Cuéntenos cómo usted, su equipo o su organización automatizan partes de sus flujos de trabajo de diseño e investigación. Tenemos la intención de publicar ejemplos adicionales recopilados a través de este trabajo.
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