Optimización de la experiencia del usuario dentro de la red – Usabilidad web y seo

Optimización de la experiencia del usuario dentro de la red

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Con el reciente aumento en el número de teletrabajadores, muchas empresas están mejorando sus herramientas de comunicación y colaboración digitales. La intranet es una de las mejores herramientas que las empresas están modernizando. Sin embargo, muchas empresas se acercan al rediseño de su intranet con poca o ninguna comprensión de UX, lo que resulta en un uso y una adopción deficientes.

Este verano, ORIGAMI encuestó a más de 200 empresas en América del Norte y Europa para comprender cómo utilizan la intranet. Descubrimos que solo 1 de cada 5 intranets está en uso aproximadamente 90% de todos los empleados diariamente; la mayoría de las intranets utilizan menos del 40%

¡Cualquier costo por licencias y servicios que las empresas gasten en sus proyectos de intranet genera solo la mitad a cambio!

Para ver lo que las empresas con un alto uso de la intranet están haciendo de manera diferente, analizamos nuestra investigación en busca de respuestas. Compartimos nuestra investigación para ayudar a los profesionales de UX y profesionales de UX a garantizar la mejor implementación de intranet para sus partes interesadas internas y clientes en un proyecto de intranet.

Estos son los atributos clave de una intranet adoptada con éxito.

Las intranets de alta participación se basan en datos y se basan en la investigación.

Nuestra encuesta encontró que las empresas con una alta participación en la intranet tienen el doble de probabilidades de recopilar métricas, rastrearlas a lo largo del tiempo y compartirlas con la gerencia. En otras palabras, las intranets se basan en datos.

Si su objetivo es crear una intranet que tenga un impacto real, le recomendamos que realice un seguimiento de los siguientes KPI:

  • Número de páginas vistas únicas
    • Esto le dirá cuántos de sus empleados están visitando la intranet. Aumentar el número de empleados visitados aumenta el compromiso de la intranet.
  • Con qué profundidad se desplazan los usuarios por la página
    • Esto le mostrará que se ha leído mucho más de su contenido. Si sus empleados se desplazan hacia abajo en la página, entonces están más interesados ​​en el contenido de esa página.
  • Lo que los usuarios buscan y no encuentran
    • Esto le muestra qué contenido necesitan sus usuarios y cuál falta actualmente en su intranet. La optimización del contenido para satisfacer las necesidades del usuario aumentará la utilidad de su intranet.
  • En qué hacen clic los usuarios en esta página
    • Esto le ayudará a determinar qué enlaces y llamadas a la acción son más útiles. Con esta información, puede optimizar su página y hacerla más limpia con solo las llamadas a la acción más importantes.

Algunos de los KPI anteriores ya están disponibles en muchas plataformas de intranet, mientras que otros se pueden agregar como complementos (por ejemplo, Google Analytics ofrece algunas herramientas gratuitas).

El diseño limpio y simple atrae a los usuarios

Una de las mayores preocupaciones que los ejecutivos informan en nuestra encuesta es que sus intranets recientemente lanzadas pueden ser difíciles de usar y los empleados no las usarán. Al analizar los mapas de calor de clics, encontramos que los empleados realmente valoran el acceso claro y fácil a sus recursos laborales, generalmente en la página de inicio. Además, en nuestra encuesta cualitativa, encontramos que, en promedio, el 79% de los empleados dicen que valoran una navegación más fácil hacia las aplicaciones que más usan.

Parece una tarea fácil.

Entonces, ¿por qué es tan difícil para las empresas mantener las páginas de la intranet limpias y fáciles de usar?

A diferencia de un sitio web externo, hay demasiadas noticias en muchas intranets. Los gerentes de comunicación usan la página de inicio para promover las últimas noticias al mismo tiempo, pasando por alto lo que buscan la mayoría de los empleados: las herramientas para hacer su trabajo.

Aquí es cuando ve una página de inicio desordenada con títulos de artículos que compiten por la atención y la gran mayoría de los usuarios de la intranet. Lo que ayuda a reducir esta sobrecarga de información es dirigir las noticias a los segmentos apropiados de la fuerza laboral. Esto es especialmente cierto para las organizaciones con empleados dispersos geográficamente. Al proporcionar solo las últimas noticias en una página, tiene más opciones para publicar enlaces rápidos a aplicaciones importantes que los empleados usan a diario.

Aquí hay algunos ejemplos de ideas de diseño de páginas de inicio e intranet que hacen esto bien porque integran noticias y acceso a aplicaciones de trabajo justo en la parte superior de la página sin que los usuarios tengan que desplazarse. Este principio de diseño se aplica a cualquier sistema de intranet que pueda utilizar.

Captura de pantalla de la página de intranet con enlaces rápidos

Los líderes de intranet brindan a los empleados lo que quieren utilizando datos de investigación cualitativos y cuantitativos

Cuando preguntamos a los empleados sobre sus requisitos básicos de intranet, el 41% de los encuestados dijo que necesitaban una forma de encontrar formularios, plantillas, políticas y procedimientos, y otros recursos laborales.

A menudo, a los empleados les resulta difícil encontrar archivos ocultos en algún lugar de la intranet, y pueden ser necesarios unos pocos clics para llegar a la página deseada. Muchos empleados se dan por vencidos y piden ayuda a sus compañeros.

Puede ayudar a evitar esto dando a los empleados acceso a sus recursos laborales a través de una única ventana. En lugar de buscar en varias páginas, los empleados pueden encontrar todos los documentos que necesitan directamente en la página de inicio. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se puede hacer esto en una sola aplicación:

Captura de pantalla de la página de la intranet

Las funciones interactivas como encuestas, preguntas frecuentes y videos pueden conectarse e interactuar

Los empleados sienten curiosidad por lo que está sucediendo en el lugar de trabajo, pero gran parte de la comunicación en las intranets tradicionales es unidireccional y de arriba hacia abajo. A menudo nos encontramos con profesionales de UX que trabajan con una cultura estricta y son reacios a ofrecer herramientas interactivas y uso de medios. No es necesario convencer a las partes interesadas de que cambien la cultura corporativa para revitalizar la intranet. Puede comenzar con algo pequeño al involucrar a los empleados en una discusión relevante a través de una encuesta o un video. A menudo trabajamos con clientes con una cultura muy estricta y descubrimos que una simple encuesta siempre es bienvenida por los empleados y aceptable por los gerentes. Los videos y podcasts son más difíciles de crear, pero pueden generar más participación en muchas intranets donde hemos medido la participación de los empleados.

Captura de pantalla de la página de la intranet con encuestas y preguntas frecuentes

Una buena experiencia de usuario requiere una buena comprensión de la experiencia de usuario por parte de los líderes.

Por último, pero no menos importante, descubrimos que cuando la gerencia de la empresa comprende la UX y apoya activamente el uso de los principios de UX en un proyecto de intranet, la intranet tiene el doble de probabilidades de recibir calificaciones de calidad muy positivas por parte de los empleados.

¿Por qué?

Las empresas que entrevistamos con soporte de alta gerencia informaron que tenían acceso a más recursos para mejorar su intranet, presupuesto para administrar y respaldar el software. Esto se traduce en un mayor enfoque en las necesidades de los empleados y una mejor tecnología y capacitación, lo que resulta en un mejor lugar de trabajo digital.

Entonces, ¿cómo logras que los líderes aprendan sobre UX y sus beneficios?

  • Comprenda lo que la gerencia de la empresa está tratando de lograr y demuestre cómo UX puede ayudar a lograrlo.
  • Comience con un pequeño piloto para demostrar los principios de UX a pequeña escala.

Cómo una empresa mejoró la participación de los empleados en la intranet utilizando los principios de UX

El año pasado, completamos un proyecto para una empresa de fabricación de alta tecnología de 1.000 empleados que opera en tres estados. La empresa ha realizado mejoras significativas en la participación de los empleados en la intranet siguiendo algunos de los principios anteriores.

Esta organización ha migrado su intranet local de SharePoint 2016 a SharePoint Online. Estaba claro desde el principio que la empresa no sabía cómo medir la mejora que obtendría al pasar a la nueva plataforma de intranet. El proyecto carecía de un fuerte apoyo administrativo. El equipo del proyecto consideró mostrar su nuevo diseño de página de intranet a un pequeño equipo de 20 personas para recopilar sus impresiones, pero surgieron dos problemas.

  • Si el nuevo diseño parece atractivo, ¿significa eso que las páginas también son interesantes?
  • En segundo lugar, ¿cómo podría la empresa mantener comunicación con los 1000 empleados si no estuvieran presentes durante la auditoría?

El problema se resolvió en dos pasos.

Primero, los nuevos proyectos solo se revisaron con las partes interesadas originales para comprender qué contenido necesitaban en su nueva intranet. Esto ayudó a informar las decisiones de diseño e hizo que el diseño resultante fuera más intuitivo.

Luego, los diseños se probaron en empleados seleccionados al azar mediante una encuesta interactiva en la que se les pidió que encontraran contenido específico en páginas de muestra mientras se realizaba un seguimiento de sus clics.

La encuesta interactiva solo tomó alrededor de 5 minutos por empleado y los resultados proporcionaron datos claros sobre cómo los empleados interactuaban con el contenido. Fue fácil personalizar el diseño para que sea más intuitivo y más fácil encontrar información.

En este punto, el equipo de liderazgo ya tenía datos medibles sobre su nuevo diseño. Eso fue suficiente para darle a la gerencia la confianza necesaria para comenzar a construir su intranet.

Después de crear y lanzar un sitio de intranet, la empresa pasó a la segunda etapa: medir la efectividad de las páginas clave para mantener el compromiso.

Las páginas vistas, como se mencionó anteriormente, pueden dar alguna indicación de si su intranet está en uso, pero por sí mismas no le muestran exactamente dónde hacen clic o interactúan sus empleados. La empresa integró una solución de análisis integrada para obtener un mapa de calor visual de dónde hicieron clic los empleados. Estos datos adicionales ayudaron a esta empresa a ver qué partes de la página no funcionaban como se esperaba o estaban demasiado abajo para ser notadas. Por ejemplo, vimos una sección elegante de la página oculta muy abajo, y muchos empleados tuvieron que desplazarse para encontrarla. Por supuesto, no todos han llegado tan lejos, por lo que las métricas de participación han sufrido (lo que no sabríamos si solo estuviéramos rastreando las visitas a la página).

Esto permitió al equipo de comunicaciones internas ver qué enlaces debían reemplazarse y qué partes de la página debían cambiarse. En otras palabras, los datos de uso proporcionaron comunicación interna con herramientas que debían mejorarse cada mes.

Como resultado, se hizo más fácil comunicar mejoras cuantificables a la gerencia, y los líderes de la empresa, a su vez, brindaron más apoyo y brindaron al equipo de relaciones públicas el apoyo que tanto necesitaba.

La esencia

Cada uno de estos cinco consejos puede tener un impacto significativo en cómo los empleados utilizan la intranet. No es necesario utilizarlos todos para tener éxito. A menudo, incluso con un poco de comprensión de UX, sus partes interesadas estarán en una mejor posición para ayudarlo a integrar los principios de UX en otros proyectos de la empresa.

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