Proceso de gestión de contenido mejorado de ConocoPhillips Intranet

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Los 16.000 empleados y contratistas de ConocoPhillips confían en la intranet, Marcos recibir noticias e información sobre las actividades e iniciativas de la empresa. En un rediseño reciente, el equipo de la intranet se centró en mejorar los procesos de publicación y agregó recursos útiles para autores y administradores de contenido. Las herramientas de tamaño de fotografías y la orientación del sitio para los empleados en 15 de las oficinas de la empresa han aumentado la coherencia y la relevancia del contenido de la intranet y han aumentado la satisfacción de los empleados.

Página de inicio de la intranet de ConocoPhillps
La página de inicio de la intranet de ConocoPhillips contiene contenido global y local. Las etiquetas de ubicación son campos obligatorios cuando los editores ingresan contenido porque determinan qué empleados y ubicaciones ven ese contenido.

Equilibrio del contenido local y global en un modelo distribuido

ConocoPhillips sigue un modelo de gestión de contenido distribuido en el que los empleados y los expertos en la materia son libres de enviar contenido a la intranet. Las personas escriben artículos, graban podcasts y crean videos para compartir información.

Mientras que el grupo de comunicaciones corporativas gestiona el contenido global, de 1 a 4 editores locales confían en la gestión de contenido en cada una de las 15 oficinas de la empresa. Sin embargo, administrar el contenido de la intranet local es solo una parte de su trabajo. Dado que los editores tenían que cumplir con sus responsabilidades de intranet además de sus funciones habituales, era aún más importante encontrar formas de hacer que los procesos fueran más eficientes.

Involucrar a los editores en el rediseño de la intranet

Un taller de investigación y diseño de dos días dio inicio a un rediseño de intranet que reunió a profesionales de comunicaciones, TI y recursos humanos. Los equipos discutieron y priorizaron los cambios necesarios; Al final del taller, se habían formulado cuatro principios rectores:

  • Mejorar el desempeño personal proporcionando a los empleados contenido y herramientas.
  • Centrarse en las necesidades de los empleados y ofrecer valor
  • Centrarse en las capacidades de búsqueda
  • Optimice el proceso de publicación para mejorar la entrega de contenido

En los meses previos al lanzamiento, los administradores de contenido local comenzaron a probar el contenido y los procesos de publicación de enlaces. El objetivo era garantizar que se mostrara el contenido correcto y que el sistema de gestión de contenido funcionara correctamente. Durante estas primeras pruebas con los editores, se descubrieron varios problemas y todos se resolvieron. antes de lanzamiento:

  • No existen estándares o procesos establecidos para cambiar el tamaño de las imágenes.
  • Nombres de campos de contenido poco claros en un sistema de gestión de contenido
  • Problemas con las zonas horarias, las fechas y horas de publicación
  • Problemas relacionados con la caché que ocultan contenido publicado

Nuevas herramientas y recursos para editores

Los editores locales recibieron capacitación sobre contenido virtual una semana antes del lanzamiento. Las sesiones cubrieron diferentes tipos de contenido: alertas, noticias de la empresa, eventos, enlaces en el menú de navegación y pie de página, etc. Los editores también recibieron un conjunto de recursos para garantizar la calidad del contenido, que incluyen:

  • Revisión del proceso editorial: El equipo quería seguir haciendo lo que ya estaba funcionando bien, por lo que una descripción general del proceso aclaró las expectativas y demostró cómo las nuevas herramientas, recursos y características complementan los flujos de trabajo de los editores existentes.
  • Reglas del editor: El documento de orientación de la publicación detalla las mejores prácticas para crear una nueva intranet. Por ejemplo, esto indicó que el texto sobre imágenes no funcionaba correctamente.
  • Herramientas de escala de fotos: El equipo necesitaba pancartas de alta calidad en la nueva intranet, por lo que desarrollaron una herramienta de selección y cambio de tamaño de fotografías en PowerPoint, un software que los editores ya estaban usando. La herramienta proporcionó una buena visualización de imágenes y gráficos en vistas en miniatura y en pantalla ancha.
  • Imágenes originales: Para evitar pancartas duplicadas o duplicadas en la intranet, el equipo proporcionó a los editores varias fuentes nuevas de imágenes para recuperar, incluida la biblioteca multimedia de la empresa, una biblioteca en línea gratuita y un stock predeterminado de imágenes almacenadas en aplicaciones de edición.
  • Hojas de consejos: Las hojas de consejos con enlaces a áreas relevantes del sistema de gestión de contenido ayudaron a los editores de contenido a comprender cómo y dónde agregar artículos a la nueva intranet.
Un ejemplo de pautas para el contenido de la intranet.
Un extracto de las Pautas de publicación de intranet de ConocoPhillips, diseñado para ayudar a los editores de contenido a optimizar el contenido de su intranet.
Herramientas de generación de imágenes de intranet ConocoPhillips.
Otra página de ConocoPhillips Intranet Publishing Rules ayudó a los creadores de contenido a optimizar las imágenes. Los ejemplos son una forma poderosa de comunicar recomendaciones, especialmente cuando se indica tanto lo que se necesita como lo que no.

Medir y monitorear el éxito del contenido

El éxito del contenido se rastrea utilizando puntos de referencia y métricas, como visitas promedio por día, vistas por artículo, duración de la sesión y tiempo en la página. El equipo analiza los datos en Google Analytics. Desde su lanzamiento, ha habido un aumento constante en el uso.

El equipo también examina el rendimiento del contenido por ubicación y tema para determinar qué secciones y enlaces están más activos. Esta información le ayuda a optimizar la ubicación de su contenido y le ayuda a tomar decisiones sobre contenido nuevo. Se realiza un seguimiento de los formatos de contenido para ver cuál es el mejor para cada tipo de publicación.

Los editores de contenido también tienen acceso a datos analíticos a través del panel de Google Data Studio. El panel permite a los editores locales ver rápidamente los KPI y filtrar datos para comprender el rendimiento del contenido y la capacidad de búsqueda.

Conclusión

El equipo de ConocoPhillips ha proporcionado este consejo a otros equipos que buscan apoyar a los editores de intranet para garantizar la calidad del contenido:

“El soporte de los editores debe incluir tutoriales virtuales y en vivo, consejos detallados y herramientas sencillas para cambiar el tamaño de las fotos. Mantenga una comunicación abierta y continua con todos los editores de contenido, independientemente de la zona horaria, en todo el mundo para garantizar el cumplimiento de los estándares relevantes “.

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