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Una forma sencilla de gestionar la complejidad organizativa
retrospectivas
Todos estamos familiarizados con las retrospectivas. Vienen en diferentes formas (desde qué salió bien a velero etc.). Tradicionalmente, durante una retro, el equipo reflexiona sobre su trabajo y sugiere mejoras después de completar un determinado hito o sprint. Aunque un equipo puede cubrir el tema de la colaboración con otros equipos, la perspectiva seguirá estando limitada a un equipo.
Por otro lado, la complejidad de la organización está provocada por problemas de comunicación e interacción. Entre diferentes comandos y funciones, y por lo tanto requiere mirar más allá de un solo comando. Requiere obtener puntos de vista de ambos lados.
Las retrospectivas tienen sus ventajas. Proporcionan un flujo de retroalimentación rápido y continuo, lo que hace que el equipo sea resistente. Los gerentes pueden responder rápidamente y adaptarse a las condiciones en constante cambio. Retro también ayuda a revelar problemas ocultos o amenazas potenciales y mucho más. Estas ventajas pueden y deben trasladarse de un comando a lo que el general Stanley McChrystal llamaría equipo de equipos. Tal transferencia puede llevarse a cabo mediante la organización de una retrospectiva multifuncional.
cruz funcional
La combinación de diferentes productos y servicios en una sola oferta, junto con la creciente sofisticación y herencia tecnológica, está obligando a los equipos y empleados con formas de trabajar, culturas y mentalidades muy diferentes a salir de los silos y comenzar a colaborar a diario. Todo esto aumenta la complejidad organizativa. Hoy en día no basta con mejorar o adaptar los métodos de trabajo de un equipo (sobre todo cuando ya se ha repetido y mejorado tantas veces). Hoy, el objetivo es sincronizar los procesos de trabajo, aprender las actitudes profesionales de los demás, alinear la comunicación y la cultura. Entre compañeros de diferentes equipos, departamentos y funciones. Y Retros multifuncional es una forma simple y efectiva de lograr este objetivo.
Las retrospectivas multifuncionales son una forma simple y efectiva para que un diseñador gestione la complejidad organizacional.
Técnicamente, el Retro multifuncional es muy similar al Retro normal, pero cuenta con colegas de varias funciones diferentes. Como resultado, el foco de la discusión también cambia de un equipo o etapa del proyecto a la colaboración e interacción entre los participantes.
La clave es contar con colaboradores de diferentes funciones, como desarrolladores front-end y el equipo del sistema de diseño, o gerentes de productos y diseñadores de productos que trabajan en los mismos proyectos y cuyas misiones y objetivos se superponen. La cantidad de comandos presentados realmente no importa, puede haber dos o muchos, ya que el énfasis principal está en las funciones.
Abajo lista de consejos cómo organizar un retro multifuncional productivo.
1. Mantenga pequeño el número de participantes
Al organizar una retro para más de un equipo o característica, es muy tentador invitar a muchos miembros para cubrir la mayor parte posible de la organización. Demasiados asistentes convertirán la retrospectiva en un lío enorme y difícil de manejar que se prolongue durante muchas horas o donde los asistentes menos activos pierdan interés rápidamente (especialmente si la reunión es virtual). Por lo tanto, trate de mantener un número manejable de participantes. Recomendaría no más de 16 y distribuidos equitativamente entre las funciones.
2. Solo invite a dos funciones diferentes a la vez
Una continuación lógica del consejo anterior. No es obligatorio, pero muy recomendable. Para facilitar la facilitación, es mejor no solo mantener un número manejable de participantes, sino también un número manejable de temas y puntos de vista (aunque todavía no he organizado suficientes reuniones retro ricas para confirmar esto por completo). Sin embargo, en mi experiencia, es mejor tener dos Retros más pequeños haciendo dos cosas diferentes cada uno que uno grande con tres o cuatro cosas combinadas.
3. Establece un marco de tiempo y un proyecto
Aunque el objetivo principal es reflejar la interacción entre equipos y funciones, sigue siendo importante establecer el alcance de Retro definiendo el período de tiempo y el proyecto (o proyectos). Esto ayudará a los participantes a pensar en ejemplos y eventos específicos, manteniendo así la discusión enfocada.
4. Use un formato retrospectivo simple
El objetivo es no complicar demasiado la discusión, ya que toda la preparación de la reunión ya puede confundir a los participantes que acuden a ella por primera vez. Como tal, siempre uso el formato “lo que funcionó bien” para retro multifuncional. Este formato es uno de los más simples y efectivos. Durante la retro, los participantes reflexionan sobre tres preguntas: ¿qué salió bien?, ¿Qué no funcionó? tanto como que se puede mejorar. El facilitador puede, por supuesto, elegir cualquier otro formato. ¡Solo recuerde mantener la premisa simple y concentrarse en la discusión!
5. Centrarse en la interacción entre
Antes del inicio de Retro, se debe explicar claramente a todos los participantes que el enfoque es la cooperación y la comunicación entre los diferentes equipos y funciones. Los participantes siempre pueden organizar un Retro regular por separado para reflexionar sobre los procesos internos del equipo. Por lo tanto, una de las tareas del facilitador es facilitar la discusión de tal manera que los participantes ofrezcan ideas que mejoren la colaboración entre funciones en primer lugar.
6. Analiza resultados y sugiere acciones
Una vez que se enumeran las ideas de mejora, el facilitador debe revisarlas y traducirlas en tareas procesables. La revisión se puede hacer solo o con otros participantes, dependiendo de la situación. Algunas ideas se pueden filtrar. El objetivo es encontrar aquellos que se puedan implementar de manera realista, asignar una parte responsable y realizar un seguimiento de su progreso.
7. Repetir la Retrospectiva después de un rato
Para beneficiarse de la retroalimentación continua, debe organizar regularmente talleres retro multifuncionales. La colaboración y comunicación entre funciones no es tan densa como dentro de un equipo, por lo que no es necesario tener retro cada dos semanas o una vez al mes. Debería tomar algún tiempo implementar mejoras, así como acumular suficiente experiencia nueva de trabajar juntos. Recomiendo organizarlos de 2 a 4 veces al año. De esta manera, las retrospectivas multifuncionales no perderán su valor por realizarse con demasiada frecuencia y no tendrán descansos demasiado largos para olvidar por completo lo que se discutió anteriormente.
Algunos consejos más que no llegaron a la lista principal
Reservo al menos 2 horas para reuniones retro multifuncionales, ya que las discusiones siempre toman más tiempo de lo planeado. Para ahorrar tiempo, sugiero que los participantes comiencen a agregar ideas de mejora cada vez que piensen en ellas, en lugar de esperar el tiempo asignado.
Ultimas palabras
La gestión de la complejidad organizativa suele ser difícil y confusa. Sin embargo, existen métodos simples que pueden facilitar las cosas, y Cross Functional Retrospective es uno de ellos. Como dice la cita al comienzo de la historia, la clave es cambiar el punto de vista de elementos a relaciones entre ellos.
